Knowledge Management System

Berhubung lagi pada bergelut dengan tugas akhir MK KMS di kampus, jadi tak ada salahnya membahas tentang KMS ini. Ok, tanpa banyak basa-basi langsung masuk saja ke dalam pembahasannya.

KMS adalah sistem dari KM (Knowledge Management). Menurut Maier (2006) KMS merupakan teknologi yang memungkinkan KM untuk berjalan dengan efektif dan efisien. Alavi (2001) menjelaskan definisi KMS, yaitu sekelompok sistem informasi yang diaplikasikan untuk mengelola knowledge yang terdapat di dalam organisasi. KMS merupakan sistem yang berbasiskan teknologi informasi yang dikembangkan untuk mendukung proses-proses inti dari KM yaitu, penciptaan knowledge (knowledge creation), penyimpanan knowledge (knowledge storage), pemindahan knowledge (knowledge transfer), dan pengaplikasian knowledge tersebut (knowledge application) dalam organisasi.

Dari definisi diatas, sudah cukup jelas bahwa tujuan utama dari KMS adalah untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi kerja dari organisasi dengan cara membawa knowledge yang telah ada sebelumnya sebagai dasar pengambilan keputusan dan acuan kerja.

Menurut Ronald Maier dalam jurnalnya yang berjudul “CENTRALIZED VERSUS PEER-TO-PEER KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS”, mengungkapkan bahwa sebuah KMS mempunyai karakteristik seperti dibawah ini :

karakteristik KMS
#Goals
#Processes
#Comprehensive Platform
#Anvanced knowledge services
#KM Instruments
#
Specifics of knowledge

Bingung? ok dibuat lebih simple aja ya. Hal pertama yang harus di tetapkan pertama kali dalam membuat KMS adalah menentukan Tujuan/Goals, untuk apa KMS tersebut dibuat. Apakah untuk membantu senior manager untuk mengambil keputusan?, atau untuk meningkatkan kompetensi dari para pekerja?

Lalu ke bagian proses, sebuah KMS dikembangkan untuk mendukung dan meningkatkan proses kerja yang selama ini berjalan di organisasi, untuk mengidentifikasi tentunya harus dilakukan beberapa hal untuk mengetahui bisnis proses yang selama ini berjalan di organisasi seperti metode wawancara (ingat loh, knowledge itu mengalir dalam proses bisnis). Jadi, lebih simple-nya, KMS itu dibangun berorientasi pada proses bisnis

Hm..bingung dengan proses bisnis?ok dibahas sedikit ya, Menurut Davenport dan Short (1990) proses bisnis didefinisikan sebagai kumpulan taks yang secara logis berhubungan untuk memperoleh keluaran bisnis yang sudah didefinisikan. Menurut Sharp dan McDermott (2001) proses bisnis adalah kumpulan dari task yang saling berhubungan, berorientasi pada hasil akhir (outcome), dan ditujukan kepada pelanggan

Setelah jelas apa tujuan dan teridentifikasi bisnis proses yang nantinya akan didukung oleh KMS, lalu ditentukan arsitektur seperti apa yang cocok untuk pengembangan KMS. Setelah itu barulah dipilih teknologi yang sesuai dan tentunya tidak lupa struktur organisasi yang dapat membantu KMS dapat terimplementasi dengan baik (Seperti CKO, Knowledge Steward, Help desk, dll).

Akhir kata, sebuah KMS adalah sistem pendukung dari KM. Peran KMS adalah membantu organisasi menjadi lebih efektif, KMS dapat menggantikan peran seseorang, ataupun membantu mempermudah pekerjaan yang dilakukan.