The Evolving Information Systems Strategy (Perkembangan Strategi Sistem Informasi)
Hubungan antara perkembangan organisasi dengan penggunaan teknologi informasi, dan pendekatan yang diambil oleh organisasi untuk mengatur dan merencanakan sistem informasi, dapat digambarkan dalam beberapa tingkat kematangan (stage of maturity). Walaupun masih banyak kritik dari model-model yang didalilkan, namun banyak yang melihat bahwa model tingkat-tingkat perkembangan (stages of growth) berguna untuk menentukan tingkat kematangan sebuah organisasi (dalam hal Teknologi Informasi)
Ada 4 model dari “Stages of growth” :
1. Nolan (1979)
2. Earl (1983; 1986-1989)
3. Bhabuta (1988)
4. Hirschheim et al. (1988)
1. The Nolan Model Pada awalnya ada 4 tingkat, kemudian dikembangkan menjadi 6 tingkat. Seperti model-model lainnya, dibuat atas dasar pemikiran bahwa organisasi akan melewati beberapa fase perkembangan dalam proses utilisasi dan pengaturan TI. Fase-fase perkembangan ini kemudian digunakan untuk menentukan tingkat kematangan suatu organisasi.
 |
Nolan menyatakan bahwa fase perkembangan dapat diidentifikasi dengan menganalisa banyaknya data yang diproses terhadap keuntungan penjualan
Nolan menyatakan bahwa ada empat proses perkembangan penting yang dapat dianalisa untuk mengidentifikasi tingkat kematangan suatu organisasi dalam hal TI
a. Cakupan dari portofolio aplikasi di seluruh organisasi (dari sistem keuangan akuntansi ke sistem lain yang lebih luas dan kemudian MIS)
b. Fokus dari organisasi pemrosesan data (dari sentralisasi/tertutup ke
c. Fokus dari aktifitas kontrol dan perencanaan (dari fokus pada internal – 3 tahap pertama, ke fokus pada eksternal)
d.
 |
Tingkat pengetahuan/kesadaran user (dari sikap reaktif dari 2 tahap pertama, menjadi kekuatan utk perubahan pada tahap pertengahan kemudian menjadi kerjasama pada tahap akhir)
Dari sisi manajemen sistem informasi, Nolan menyatakan bahwa pada 3 tahap pertama lebih fokus pada teknologi, setelah itu fokus pada sumber-sumber data, utilisasi teknologi dan metoda database.
Model dari Nolan ini dikritik karena tidak terbukti merepresentasikan kenyataan.
2. The Earl Model
Berbeda dengan model Nolan, Earl lebih menekankan pada tahap-tahap yang dilalui oleh organisasi pada saat merencanakan sistem informasi. Pertama kali diperkenalkan pada tahun 1983 dan banyak dilakukan revisi (1986, 1988, 1989)
Earl menggambarkan perencanaan yang terlihat sebagai pekerjaan utama dalam proses, yaitu :
a. Tujuan utama perencanaan
b. Pihak-pihak yang menjadi penggerak dalam proses perencanaan
c. Konteks yang masuk dalam perencanaan
Argumen dari Earl pada dasarnya adalah bahwa organisasi memulai usaha perencanaan dengan mencoba menilai situasi sistem informasi yang ada dan utilisasi TI. Tahap berikutnya fokus berubah menjadi hubungan yang kuat dengan tujuan bisnis. Pada akhirnya orientasi berubah menjadi fokus strategis, dengan mempertahankan keseimbangan hubungan antara tim perencana, keadaan lingkungan dan organisasi
3. The Bhabuta Model
Berdasar dari apa yang dikemukakan oleh Gluck et al (1980), yang mengemukakan empat tingkat proses dari perkembangan rencana strategis dan ada kesamaan dengan model perpaduan dan penyebaran TI yang dikemukakan oleh McFarlan et al (1982).
Dasar dari argumentasi Bhabuta adalah anggapan bahwa strategi yang disusun berdasarkan peningkatan produktifitas akan menjadi paradigma yang kuat dalam kompetisi pasar yang berubah-ubah dan keras.
4. The Hirschheim et al model
Model ini juga dibuat berdasarakan kerja dari Nolan dan kemudian dilakukan riset lebih lanjut. Dari hasil riset tersebut Hirschheim mengemukakan bahwa pada organisasi yang manajemen puncaknya telah menyadari bahwa sistem informasi merupakan hal yang vital bagi bisnis mereka, akan melewati tiga fasa dalam fungsi manajemen SI/TI , yaitu :
a. Delivery
b. Reorientation
c. Reorganization
a) Delivery
Fasa ini manajemen puncak sangat menaruh perhatian pada kemampuan fungsi IS/IT untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
b) Reorientation
Pada fasa ini manajemen puncak merubah fokus dari kemampuan SI/TI untuk memenuhi kebutuhan menjadi kemampuan TI untuk memberikan keunggulan kompetisi.
c) Reorganisasi
Pimpinan puncak SI, lebih fokus pada relasi antara fungsi SI dan fungsi lain dalam organisasi. Ada bagian yang sangat bergantung pada SI ada yang SI lebih berfungsi sebagai support. Manajemen SI akan berada level paling atas. Hal ini membutuhkan manajemen yang tepat, dan bisa membutuhkan reorganisasi
Menuju Model Tingkat Perkembangan yang lebih baik
Kekurangan dari model Nolan adalah kurang berfokus pada organisasi dan manajemen, serta sangat menyederhanakan dan menggunakan asumsi yang subyektif. Dan yang utama hanya memberikan sedikit sekali bantuan bagi pimpinan DP untuk menciptakan fungsi SI yang sukses dalam organisasi. Model-model yang ada lebih membahas posisi organisasi dalam kematangan perencanaan TI namun tidak menjelaskan apa yang harus dilakukan agar dapat mencapai tingkat kematangan yang lebih baik.
Model-model yang telah dibahas menggambarkan tiga elemen dalam perkembangan komputer di organisasi yaitu : teknik, manajerial dan organisasi. Bila ini semua dikombinasikan dengan struktur yang menjelaskan elemen lain yang penting dalam sebuah organisasi maka sebuah model dapat menggambarkan aktifitas dan struktur organisasi yang dibutuhkan untuk dapat bergerak menuju tahap pertumbuhan berikutnya.
Untuk itu harus ada sebuah cara untuk mengumpulkan elemen-elemen penting yang berhubungan dengan operasional dan manajemen dalam sebuah organisasi sehingga model yang baik bisa dikembangkan.
McKinsey & Company menggunakan Seven ‘S’s untuk membantu pengembangan model
Setiap elemen dalam seven ‘S’s dipertimbangkan dalam setiap tingkat pertumbuhan. Karena itu bisa didapatkan apa yang harus dilakukan untuk dapat mencapai tingkat yang lebih tinggi.
Model Tingkat Pertumbuhan yang telah diperbaiki
Pertumbuhan dalam kematangan TI dalam sebuah organisasi dapat digambarkan dalam 6 tingkat, dimana setiap tingkat dapat diterangkan menggunakan seven ‘S’s.
Di waktu yang lalu, komputer dilihat sebagai hal yang teknikal, berfungsi sebagai penunjang dalam banyak hal. Hal ini sudah tidak tepat pada saat ini, namun beberapa profesional DP masih mempunyai pandangan seperti itu. Seharusnya selain keahlian teknis, dibutuhkan kemampuan manajerial, organisasi dan bisnis)
Aplikasi dari Model yang telah direvisi :
1. Setiap organisasi kemungkinan besar memiliki karakteristik dari salah satu tingkat dari seven ‘S’s. Bisa saja elemen-elemen yang ada tidak berada dalam satu tingkat yang sama. Dengan model ini manajemen bisa mengetahui elemen mana yang membutuhkan perhatian
2. Elemen pada tingkat awal perlu dilalui sebelum elemen yang sama dalam tingkat berikutnya dapat dicapai, sebagai contoh DSS atau EIS tidak dapat efektif bila tidak ada sistem operasi dan database yang tepat.
3. Sebuah organisasi tidak perlu melalui semua elemen dalam tingkat yang ada, membuat kesalahan yang sama yang dibuat organisasi lain di waktu lalu. Sebagai contoh organisasi yang ‘muda’ dapat langsung menggunakan perencanaan top down dan menghindari kesalahan yang umumnya dibuat di tingkat-tingkat sebelumnya. Hal ini dapat terjadi bila ada manajemen senior yang telah mempunyai pengalaman dengan tingkat-tingkat sebelumnya, sehingga mengerti betul keuntungan menggunakan prosedur yang benar.
4. Aspek positif dari tingkat-tingkat sebelumnya tidak dibuang begitu saja saat naik ke tingkat yang lebih tinggi. Organisasi yang lebih matang akan menggabungkan elemen-elemen yang ada dalam tingkat sebelumnya yang cocok dengan tingkat saat ini. Semakin matang organisasi, maka akan lebih fleksibel memilih sifat yang cocok untuk penggunaan TI dan organisasinya, dan bukan hanya mengikuti struktur dan prosedur yang digunakan di organisasi lain.
5. Agar lebih efektif organisasi harus menggabungkan elemen-elemen yang ada, dan memilih elemen kunci yang harus dilalui untuk naik ke tingkat selanjutnya.
6. Pada kenyataannya organisasi tidak selalu berkembang secara otomatis ke tingkat yang lebih tinggi, namun bisa saja mundur kembali ke tingkat sebelumnya. Ini dapat terjadi karena pergantian personil atau sikap dari manajemen.
Model ini dianggap sangat berguna, dan dibutuhkan pandangan secara menyeluruh dari manajemen sistem informasi, berhubungan dengan pengembangan aplikasi sistem informasi, formula perencanaan strategi sistem informasi, sifat mau berubah dari kemampuan yang dibutuhkan, keterlibatan manajemen dan struktur organisasi. Memang dengan model ini tidak dapat menjawab seluruh pertanyaan, tetapi dapat menyediakan kerangka kerja yang dapat memandu dalam penyusunan strategi dalam sistem informasi, menunjukan apa yang diinginkan dan yang dapat dicapai.
Kontribusi yang penting dalam penggunaan model ini adalah perhatian manajemen menjadi lebih fokus dalam isu yang sangat luas, yang berhubungan dengan manajemen dan perencanaan sistem informasi, memunculkan asumsi dan kebiasaan yang dipegang oleh eksekutif kunci mengenai peranan yang dilakukan TI dan dapat berperan dalam mencapai tujuan bisnis sehingga visi bersama dapat dicapai dan yang paling penting dapat memberi pengertian mengapa perlunya manajemen SI/TI di tingkat manajemen puncak dan menengah
The Evolving Information Systems Strategy (Perkembangan Strategi Sistem Informasi)
Hubungan antara perkembangan organisasi dengan penggunaan teknologi informasi, dan pendekatan yang diambil oleh organisasi untuk mengatur dan merencanakan sistem informasi, dapat digambarkan dalam beberapa tingkat kematangan (stage of maturity). Walaupun masih banyak kritik dari model-model yang didalilkan, namun banyak yang melihat bahwa model tingkat-tingkat perkembangan (stages of growth) berguna untuk menentukan tingkat kematangan sebuah organisasi (dalam hal Teknologi Informasi)
Ada 4 model dari “Stages of growth” :
1. Nolan (1979)
2. Earl (1983; 1986-1989)
3. Bhabuta (1988)
4. Hirschheim et al. (1988)
1. The Nolan Model
Pada awalnya ada 4 tingkat, kemudian dikembangkan menjadi 6 tingkat. Seperti model-model lainnya, dibuat atas dasar pemikiran bahwa organisasi akan melewati beberapa fase perkembangan dalam proses utilisasi dan pengaturan TI. Fase-fase perkembangan ini kemudian digunakan untuk menentukan tingkat kematangan suatu organisasi.
Pada awalnya ada 4 tingkat, kemudian dikembangkan menjadi 6 tingkat. Seperti model-model lainnya, dibuat atas dasar pemikiran bahwa organisasi akan melewati beberapa fase perkembangan dalam proses utilisasi dan pengaturan TI. Fase-fase perkembangan ini kemudian digunakan untuk menentukan tingkat kematangan suatu organisasi.
|
Nolan menyatakan bahwa fase perkembangan dapat diidentifikasi dengan menganalisa banyaknya data yang diproses terhadap keuntungan penjualan
Nolan menyatakan bahwa ada empat proses perkembangan penting yang dapat dianalisa untuk mengidentifikasi tingkat kematangan suatu organisasi dalam hal TI
a. Cakupan dari portofolio aplikasi di seluruh organisasi (dari sistem keuangan akuntansi ke sistem lain yang lebih luas dan kemudian MIS)
b. Fokus dari organisasi pemrosesan data (dari sentralisasi/tertutup ke
c. Fokus dari aktifitas kontrol dan perencanaan (dari fokus pada internal – 3 tahap pertama, ke fokus pada eksternal)
d.
|
Tingkat pengetahuan/kesadaran user (dari sikap reaktif dari 2 tahap pertama, menjadi kekuatan utk perubahan pada tahap pertengahan kemudian menjadi kerjasama pada tahap akhir)
Dari sisi manajemen sistem informasi, Nolan menyatakan bahwa pada 3 tahap pertama lebih fokus pada teknologi, setelah itu fokus pada sumber-sumber data, utilisasi teknologi dan metoda database.
Model dari Nolan ini dikritik karena tidak terbukti merepresentasikan kenyataan.
2. The Earl Model
Berbeda dengan model Nolan, Earl lebih menekankan pada tahap-tahap yang dilalui oleh organisasi pada saat merencanakan sistem informasi. Pertama kali diperkenalkan pada tahun 1983 dan banyak dilakukan revisi (1986, 1988, 1989)
Earl menggambarkan perencanaan yang terlihat sebagai pekerjaan utama dalam proses, yaitu :
a. Tujuan utama perencanaan
b. Pihak-pihak yang menjadi penggerak dalam proses perencanaan
c. Konteks yang masuk dalam perencanaan
Argumen dari Earl pada dasarnya adalah bahwa organisasi memulai usaha perencanaan dengan mencoba menilai situasi sistem informasi yang ada dan utilisasi TI. Tahap berikutnya fokus berubah menjadi hubungan yang kuat dengan tujuan bisnis. Pada akhirnya orientasi berubah menjadi fokus strategis, dengan mempertahankan keseimbangan hubungan antara tim perencana, keadaan lingkungan dan organisasi
3. The Bhabuta Model
Berdasar dari apa yang dikemukakan oleh Gluck et al (1980), yang mengemukakan empat tingkat proses dari perkembangan rencana strategis dan ada kesamaan dengan model perpaduan dan penyebaran TI yang dikemukakan oleh McFarlan et al (1982).
Dasar dari argumentasi Bhabuta adalah anggapan bahwa strategi yang disusun berdasarkan peningkatan produktifitas akan menjadi paradigma yang kuat dalam kompetisi pasar yang berubah-ubah dan keras.
4. The Hirschheim et al model
Model ini juga dibuat berdasarakan kerja dari Nolan dan kemudian dilakukan riset lebih lanjut. Dari hasil riset tersebut Hirschheim mengemukakan bahwa pada organisasi yang manajemen puncaknya telah menyadari bahwa sistem informasi merupakan hal yang vital bagi bisnis mereka, akan melewati tiga fasa dalam fungsi manajemen SI/TI , yaitu :
a. Delivery
b. Reorientation
c. Reorganization
a) Delivery
Fasa ini manajemen puncak sangat menaruh perhatian pada kemampuan fungsi IS/IT untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
b) Reorientation
Pada fasa ini manajemen puncak merubah fokus dari kemampuan SI/TI untuk memenuhi kebutuhan menjadi kemampuan TI untuk memberikan keunggulan kompetisi.
c) Reorganisasi
Pimpinan puncak SI, lebih fokus pada relasi antara fungsi SI dan fungsi lain dalam organisasi. Ada bagian yang sangat bergantung pada SI ada yang SI lebih berfungsi sebagai support. Manajemen SI akan berada level paling atas. Hal ini membutuhkan manajemen yang tepat, dan bisa membutuhkan reorganisasi
Menuju Model Tingkat Perkembangan yang lebih baik
Kekurangan dari model Nolan adalah kurang berfokus pada organisasi dan manajemen, serta sangat menyederhanakan dan menggunakan asumsi yang subyektif. Dan yang utama hanya memberikan sedikit sekali bantuan bagi pimpinan DP untuk menciptakan fungsi SI yang sukses dalam organisasi. Model-model yang ada lebih membahas posisi organisasi dalam kematangan perencanaan TI namun tidak menjelaskan apa yang harus dilakukan agar dapat mencapai tingkat kematangan yang lebih baik.
Model-model yang telah dibahas menggambarkan tiga elemen dalam perkembangan komputer di organisasi yaitu : teknik, manajerial dan organisasi. Bila ini semua dikombinasikan dengan struktur yang menjelaskan elemen lain yang penting dalam sebuah organisasi maka sebuah model dapat menggambarkan aktifitas dan struktur organisasi yang dibutuhkan untuk dapat bergerak menuju tahap pertumbuhan berikutnya.
Untuk itu harus ada sebuah cara untuk mengumpulkan elemen-elemen penting yang berhubungan dengan operasional dan manajemen dalam sebuah organisasi sehingga model yang baik bisa dikembangkan.
McKinsey & Company menggunakan Seven ‘S’s untuk membantu pengembangan model
Setiap elemen dalam seven ‘S’s dipertimbangkan dalam setiap tingkat pertumbuhan. Karena itu bisa didapatkan apa yang harus dilakukan untuk dapat mencapai tingkat yang lebih tinggi.
Model Tingkat Pertumbuhan yang telah diperbaiki
Pertumbuhan dalam kematangan TI dalam sebuah organisasi dapat digambarkan dalam 6 tingkat, dimana setiap tingkat dapat diterangkan menggunakan seven ‘S’s.
Di waktu yang lalu, komputer dilihat sebagai hal yang teknikal, berfungsi sebagai penunjang dalam banyak hal. Hal ini sudah tidak tepat pada saat ini, namun beberapa profesional DP masih mempunyai pandangan seperti itu. Seharusnya selain keahlian teknis, dibutuhkan kemampuan manajerial, organisasi dan bisnis)
Aplikasi dari Model yang telah direvisi :
1. Setiap organisasi kemungkinan besar memiliki karakteristik dari salah satu tingkat dari seven ‘S’s. Bisa saja elemen-elemen yang ada tidak berada dalam satu tingkat yang sama. Dengan model ini manajemen bisa mengetahui elemen mana yang membutuhkan perhatian
2. Elemen pada tingkat awal perlu dilalui sebelum elemen yang sama dalam tingkat berikutnya dapat dicapai, sebagai contoh DSS atau EIS tidak dapat efektif bila tidak ada sistem operasi dan database yang tepat.
3. Sebuah organisasi tidak perlu melalui semua elemen dalam tingkat yang ada, membuat kesalahan yang sama yang dibuat organisasi lain di waktu lalu. Sebagai contoh organisasi yang ‘muda’ dapat langsung menggunakan perencanaan top down dan menghindari kesalahan yang umumnya dibuat di tingkat-tingkat sebelumnya. Hal ini dapat terjadi bila ada manajemen senior yang telah mempunyai pengalaman dengan tingkat-tingkat sebelumnya, sehingga mengerti betul keuntungan menggunakan prosedur yang benar.
4. Aspek positif dari tingkat-tingkat sebelumnya tidak dibuang begitu saja saat naik ke tingkat yang lebih tinggi. Organisasi yang lebih matang akan menggabungkan elemen-elemen yang ada dalam tingkat sebelumnya yang cocok dengan tingkat saat ini. Semakin matang organisasi, maka akan lebih fleksibel memilih sifat yang cocok untuk penggunaan TI dan organisasinya, dan bukan hanya mengikuti struktur dan prosedur yang digunakan di organisasi lain.
5. Agar lebih efektif organisasi harus menggabungkan elemen-elemen yang ada, dan memilih elemen kunci yang harus dilalui untuk naik ke tingkat selanjutnya.
6. Pada kenyataannya organisasi tidak selalu berkembang secara otomatis ke tingkat yang lebih tinggi, namun bisa saja mundur kembali ke tingkat sebelumnya. Ini dapat terjadi karena pergantian personil atau sikap dari manajemen.
Model ini dianggap sangat berguna, dan dibutuhkan pandangan secara menyeluruh dari manajemen sistem informasi, berhubungan dengan pengembangan aplikasi sistem informasi, formula perencanaan strategi sistem informasi, sifat mau berubah dari kemampuan yang dibutuhkan, keterlibatan manajemen dan struktur organisasi. Memang dengan model ini tidak dapat menjawab seluruh pertanyaan, tetapi dapat menyediakan kerangka kerja yang dapat memandu dalam penyusunan strategi dalam sistem informasi, menunjukan apa yang diinginkan dan yang dapat dicapai.
Kontribusi yang penting dalam penggunaan model ini adalah perhatian manajemen menjadi lebih fokus dalam isu yang sangat luas, yang berhubungan dengan manajemen dan perencanaan sistem informasi, memunculkan asumsi dan kebiasaan yang dipegang oleh eksekutif kunci mengenai peranan yang dilakukan TI dan dapat berperan dalam mencapai tujuan bisnis sehingga visi bersama dapat dicapai dan yang paling penting dapat memberi pengertian mengapa perlunya manajemen SI/TI di tingkat manajemen puncak dan menengah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar